Come ormai noto, in ambito \u201cprivacy\u201d vige il principio dell\u2019accountability<\/em>, ovvero sia della responsabilizzazione ed autodeterminazione del Titolare del trattamento, sulla base del quale \u00e8 egli stesso \u2013 conoscendo la propria realt\u00e0 societaria \u2013 a determinare finalit\u00e0 e mezzi del trattamento del proprio data flow<\/em>.<\/p>\n Va evidenziato come la normativa in materia non definisca \u2013 proprio per tale motivo \u2013 una precisa durata del trattamento, n\u00e9 nel minimo n\u00e9 nel massimo, di talch\u00e9 sar\u00e0 il Titolare a valutare sulla base del principio appena citato quale sar\u00e0 il tempo adeguato per ciascun trattamento.<\/p>\n Questi potr\u00e0 rifarsi ai pi\u00f9 generali principi di minimizzazione e di limitazione della conservazione di cui all\u2019articolo 5 del GDPR, ai sensi del quale i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario e devono essere conservati in una forma che consenta l\u2019identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalit\u00e0 – di cui all’informativa- per le quali sono stati raccolti e per le quali vengono trattati.<\/p>\n Ci\u00f2 doverosamente premesso, \u00e8 interessante valutare come questo principio si estrinsechi e si armonizzi in ambito giuslavoristico con le indicazioni di massima gi\u00e0 presenti relative agli obblighi di tenuta della documentazione da parte del datore di lavoro.<\/p>\n E cos\u00ec tali obblighi e tempistiche possono essere indicativamente riassunti come segue.<\/p>\n Innanzitutto, la tenuta dei curricula<\/em> dei candidati non selezionati andr\u00e0 parametrata (principio di pertinenza e non eccedenza) alla finalit\u00e0 specifica e quindi ridotta al minimo indispensabile, che sar\u00e0 da intendersi nell\u2019ordine massimo di alcuni mesi.<\/p>\n In secundis<\/em>, \u00e8 da rilevarsi come la comunicazione di assunzione e la lettera di assunzione <\/strong>vadano per legge[1]<\/a> conservate entro il limite\u00a0di prescrizione quinquennale.<\/p>\n In ottica privacy, per\u00f2, si potrebbe pensare ad una dilatazione del tempo di conservazione sulla base del termine prescrizionale dei\u00a0contributi in presenza di denuncia da parte del lavoratore o di un suo\u00a0erede avente diritto.\u00a0Tale documentazione, infatti, potrebbe fungere da prova dimostrativa della data di effettiva instaurazione del rapporto\u00a0di lavoro e, di conseguenza, dell\u2019inizio dell\u2019insorgenza dell\u2019obbligo contributivo. Ecco, quindi, che si potrebbe sostenere una modifica estensiva della durata del trattamento da 5 a 10 anni prendendo spunto da una base giuridica a s\u00e9 stante quale, ad esempio, l\u2019obbligo di legge e\/o l\u2019esercizio di un diritto specifico.<\/p>\n Il medesimo onere della prova relativo al corretto versamento contributivo potrebbe, per\u00f2, fungere da \u201cleva per la conservazione\u201d anche in materia di\u00a0documentazione relativa alle assenze[2]<\/a> del lavoratore<\/strong>, relativa agli adempimenti in materia previdenziale e assicurativa<\/strong> e per la\u00a0dichiarazione della contribuzione figurativa ai fini pensionistici<\/strong> richiesta al datore di lavoro in determinati casi quali la prossimit\u00e0 della pensione, i periodi di assenza\u00a0dal lavoro per gravidanza o per malattia della prole. Il titolare in tali casi potrebbe, infatti, sostenere la valenza del sopracitato limite di conservazione decennale in virt\u00f9 della medesima funzione probatoria.<\/p>\n E i vecchi libri paga e matricola<\/strong>, ora sostituiti[3]<\/a> dal LUL<\/strong>? Andrebbero tutti conservati per 5 anni[4]<\/a>.<\/p>\n Si pensi, per\u00f2, ai casi di denuncia da parte del lavoratore o degli eredi relativi al fondo pensioni proprio in limine<\/em> e dunque vicino allo scadere dei 5 anni di prescrizione dei contributi. A fronte di ci\u00f2 sembrerebbe lecito ipotizzare una tenuta superiore dei dati, e quindi l\u2019applicazione del gi\u00e0 visto termine di prescrizione decennale.<\/p>\n Per quanto attiene specificamente il LUL<\/strong>\u00a0\u00e8 il caso di ricordare che la sua tenuta era gi\u00e0 stata prevista nel pieno rispetto del vecchio codice privacy ex<\/em> D.M. 9 luglio 2008.\u00a0Ad oggi quindi, in ottica GDPR, risulta enfatizzata la necessit\u00e0 di conservare i soli dati strettamente necessari ai sensi del principio di minimizzazione e per il solo tempo strettamente necessario, sulla base dell\u2019autovalutazione del Titolare sottesa al trattamento ed alle finalit\u00e0 specificamente previste.<\/p>\n Quanto, invece, all\u2019ambito pi\u00f9 prettamente \u201csanitario\u201d, in materia di lavoro subordinato le due casistiche principali riguardano senza dubbio la malattia e la cartella sanitaria.<\/p>\n E\u2019 giusto il caso di ricordare che in tema di assenze per malattia, certificati medici e visite mediche \u00e8 previsto per legge che al datore venga consegnata documentazione priva di diagnosi, ma contenente, ad esempio, la sola indicazione dell\u2019idoneit\u00e0 (o meno) del soggetto o dell\u2019inizio e della durata della malattia od infermit\u00e0.<\/p>\n Ad ogni buon conto, quanto alla malattia professionale<\/strong>, il range<\/em> di tenuta potr\u00e0 variare dai 3 anni[5]<\/a>, previsti dalla legge per la denuncia, fino \u2013 potenzialmente \u2013 anche a decine di anni, sul presupposto che il datore dovrebbe essere a conoscenza della data del decesso per poter far partire il computo del periodo obbligatorio. Ma \u00e8 facile ipotizzare come di rado \u2013 oggigiorno specialmente – il rapporto con il medesimo datore copra l\u2019intera vita lavorativa del dipendente e che, pertanto, il datore sia all\u2019oscuro dello status<\/em> dell\u2019-ormai – ex dipendente. In tali casi sembra sostenibile, opportuno e ragionevole un aumento dei termini di conservazione dei dati.<\/p>\n In materia di cartella sanitaria e di rischio<\/strong>, invece, i riferimenti temporali sembrano essere pi\u00f9 chiari e definiti, ovvero sia il datore, una volta terminato il rapporto lavorativo, sar\u00e0 tenuto alla conservazione dell\u2019originale per almeno 10 anni[6]<\/a>, fatto salvo il caso in cui il dipendente sia stato esposto ad agenti cancerogeni. Laddove ci\u00f2 avvenga sar\u00e0 necessario l\u2019invio della cartella all\u2019Inail e la conservazione verr\u00e0 esponenzialmente aumentata sino ad almeno 40 anni. E\u2019 il caso di rilevare come, nella prassi, in Italia vi siano stati casi di esposizione ad amianto che hanno comportato una tenuta dei dati superiore ai 50 anni.<\/p>\n Infine, per il registro infortuni <\/strong>-ove redatto e conservato – il limite di tenuta di 4 anni previsto per legge risulta congruo con i principi previsti dal GDPR.<\/p>\n [1]<\/a> Si vedano D.L. 112\/2008; D.L. 510\/1996; D.Lgs. 152\/1997.<\/p>\n [2]<\/a> Ad esempio, assenze per malattia, permessi\u00a0ex\u00a0L. 104\/1992, permessi per cura\u00a0degli invalidi.<\/p>\n [3]<\/a> SI veda D.M. 9 luglio 2008.<\/p>\n [4]<\/a> Dall\u2019ultima registrazione.<\/p>\n
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